Arizona State Hospital

Privacy Policies

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The Arizona Department of Health Services (ADHS), Arizona State Hospital (the Hospital) is committed to protecting your medical information. The Hospital is required by law to maintain the privacy of your medical information, provide this Notice to you, and abide by the terms of this Notice. We reserve the right to change our privacy practices and the terms of this Notice at any time and we will provide a revised Notice to you as required by law.

Confidentiality Practices and Uses

Protected Health Information (PHI) - PHI is information we obtain and create in providing our services to you. Such information may include documentation of your symptoms, examination and test results, diagnosis and treatment. It also includes billing documents for those services.

If we disclose your PHI to a business associate in order for that entity to perform a function on our behalf, we must have in place an agreement from the business associate that it and its subcontractors will extend the same degree of privacy protection to your information that we do.

If a use or disclosure is not described in this Notice, we will not make that use or disclosure without your written authorization.


The Hospital may access, use and/or share this medical information for the purposes of the following:

  • Treatment - To appropriately determine approvals or denials of your medical treatment. For example, your PHI will be shared among members of your treatment team.
  • Payment - We may use or disclose your PHI in order to bill and collect payment for your health care services. For example, your health care provider may send claims for payment to Medicare for medical services provided to you, if applicable.
  • Health Care Operations - We may use or disclose your PHI, as needed, in order to improve the quality of your care. For example, members of the treatment team may share PHI to assess the care and outcomes in your case.
  • When Required by Law - We may disclose PHI when a law requires that we report information about suspected abuse, neglect or domestic violence; for a crime committed on the premises; or in response to a court order. We must also disclose PHI to authorities that monitor compliance with these privacy requirements.
  • For Public Health Activities - We may disclose PHI when we are required to collect information about disease or injury; to report vital statistics; or to report the results of public health surveillance, investigations, or interventions.
  • For Health Oversight Activities - We may disclose PHI to a health oversight agency for activities authorized by law. These oversight activities may include audits, investigations, inspections, and licensure. These activities are necessary for the government to monitor the behavioral health care system, government programs and compliance with civil rights laws.
  • Relating to Decedents - We may disclose PHI relating to a death to coroners, medical examiners or funeral directors, and to organ procurement organizations with regard to anatomical gifts. Unless an individual indicated otherwise before death, we also may disclose PHI related to the individual’s death to family members, friends, or others who were involved in the individual’s care or payment for care before death.
  • For Research Purposes - We may use or disclose your medical information for research projects, such as studying the effectiveness of a treatment you received. These research projects must go through a special process that protects the confidentiality of your medical information. We will obtain your written authorization if the researcher will further use or disclose your medical information.
  • To Avert Threat to Health or Safety - In order to avoid a serious threat to health or safety, we may disclose PHI as necessary to law enforcement or other persons who can reasonably prevent or lessen the threat of harm
  • For Specific Government Functions - We may disclose PHI of military personnel and veterans in certain situations, to correctional facilities in certain situations, to government benefit programs relating to eligibility and enrollment, and for national security reasons, such as protection of the President.


We are required to have your written authorization for the following. Authorizations can be revoked at any time to stop future uses/disclosures except to the extent that we have already undertaken an action in based upon your authorization.

  • Substance Abuse Health Information - All PHI regarding substance abuse is to be kept strictly confidential and released only in conformance with the requirements of federal law (42 United States Code 290dd-2 and 42 Code of Federal Regulations, Part 2). Disclosure of any medical information referencing alcohol or substance abuse may be made only with your written authorization. A general authorization for the release of medical or other information is not sufficient for this purpose.
  • HIV Information - All PHI regarding HIV is kept strictly confidential and released only in conformance with the requirements of state law. Disclosure of any medical information referencing HIV status may only be made with your written authorization. A general authorization for the release of medical or other information is not sufficient for this purpose.
  • Other Uses or Disclosures Requiring Authorization – We may not use or disclose your PHI without your written authorization if the use or disclosure would constitute a sale of PHI. We may not use or disclose your PHI for marketing purposes without your written authorization. Most uses and disclosures of your psychotherapy notes will require your written authorization. There may be other uses and disclosures of your PHI for which we will seek your written authorization.


In the following situations, we may disclose a limited amount of your PHI if we inform you about the disclosure in advance and you do not object, as long as the disclosure is not otherwise prohibited by law:

  • To Families, Friends or Others Involved in Your Care - We may share with these people information directly related to their involvement in your care, or payment for your care. We may also share PHI with these people or notify them about your location and general condition, or death.


  • Right to Request Restrictions - You have the right to request that we restrict uses or disclosures of your health information to carry out treatment, payment, health care operations, or communications with family, friends, or other individuals. In most situations, we are not required to agree to a restriction. If disclosure is required by law, we cannot agree to your request to restrict. If you request that we restrict specified disclosures of PHI to a health plan regarding a health care item or service for which you paid out of pocket in full, we must agree to the restriction.
  • Right to Request Confidential Communications - You have the right to ask us to communicate with you in a way that you feel is more confidential. For example, you can ask us not to call your home, but to communicate only by mail. This request must be in writing. We must accommodate your request if it is reasonable and you clearly state that the disclosure of all or part of the information could endanger you.
  • Right to Inspect and Copy - You have the right to review your record (while a patient in the Hospital, only in the presence of the attending physician or the physician’s designee) and to get a copy of your record (the law requires us to keep the original record). This could include your health care Designated Record Set, your billing record, and other records we use to make decisions about your care. You may agree to a summary or explanation of such information. To request your medical information, write to the Hospital’s Health Records Department. We may charge a reasonable, cost-based fee for the costs of copying, including labor, postage, and the cost of preparing a summary or explanation if applicable. If you request a copy or a summary or explanation of your information, we will tell you in advance what this will cost. We may deny your request to inspect and copy in certain circumstances as defined by applicable Hospital policy and as specified by law.
  • Right to Amend - If you examine your medical information and believe that some of the information is incorrect, you may ask us to amend your record. The request must be in writing. Your request must include the reason or reasons that support your request. We may deny your request for an amendment if we determine that the record that is the subject of the request was not created by us, is not available for inspection as specified by law, or is accurate and complete.
  • Right to Receive an Accounting of Disclosures - You have the right to receive an accounting of disclosures of your health information. This generally does not include disclosures made to carry out treatment, payment and health care operations; disclosures made to you; communications with family and friends; for national security or intelligence purposes; or to correctional institutions or law enforcement officials. We will respond to your written request for such a list within the time frame specified by law. Your first request for accounting in any 12-month period shall be provided without charge. A reasonable, cost-based fee shall be imposed for each subsequent request.
  • You have the right to receive this Notice - You have the right to receive a paper copy of this Notice.
  • You have the right to be notified of a breach of your PHI – In the event of a breach of your PHI that is created, received, or maintained by us or by a business associate or the business associate’s subcontractor, you will receive written notification as specified by law.


If you have questions about this Notice or any complaints about our privacy practices, please contact the Hospital's Privacy Official by calling 602-244-1331.

You also may file a complaint with the Secretary of the U.S. Department of Health and Human Services at:

U.S. Department of Health and Human Services
Office for Civil Rights
Regional Manager – Region IX
90 7th Street, Suite 4-100
San Francisco, California 94103
Phone: (415) 437-8310
Toll Free: 1-(800) 368-1019

Online Complaint: If you make such complaints, retaliatory action is not permitted.

Effective Date: This Notice is effective on September 9, 2013.


El Departamento de Salud de Arizona (ADHS) y el Hospital Estatal de Arizona está comprometido de proteger su información médica. Al Hospital Estatal de Arizona se le requiere por ley mantener la privacidad de su información médica, proveerle este aviso a usted, y cumplir con los términos de este aviso. Nos reservamos el derecho de cambiar nuestras prácticas de privacidad y los términos de este aviso en cualquier momento y proveerle un aviso actualizado conforme a la ley.

Prácticas y Uso de Información Confidencial

Información Protegida de Salud (Protected Health Information – PHI por sus siglas en inglés) PHI es información obtenida y creada para proveerle nuestros servicios a usted. Esta información puede incluir documentación sobre sus síntomas, examinaciones y los resultados de sus análisis, diagnósticos y tratamientos. También incluye documentos de cobro por estos servicios.

Si divulgamos su PHI a un socio para que esa entidad realice una función en nuestro nombre, debemos tener en lugar un acuerdo con el socio que él y sus subcontratistas extenderán el mismo grado de protección en cuanto a la privacidad de su información que hacemos nosotros.

Si un uso o divulgación no se describe en este aviso, no haremos eso uso ni divulgación sin su autorización por escrito.


El Hospital Estatal de Arizona puede tener acceso, utilizar y /o compartir la información médica por los propósitos siguientes:

  • Tratamiento - Para poder determinar apropiadamente las aprobaciones o negaciones de su tratamiento médico. Por ejemplo, su PHI se compartirá con los miembros de su equipo de tratamiento.
  • Pagos - Podemos utilizar o revelar su PHI para facturar y cobrar el pago por sus servicios de cuidado de la salud. Por ejemplo, su proveedor de cuidado de salud puede enviar reclamaciones de pago a Medicare para servicios médicos proporcionados a usted.
  • Operaciones de cuidado de salud - Podemos utilizar o revelar su PHI, según sea necesario, para mejorar la calidad de su cuidado. Por ejemplo, miembros de su equipo de tratamiento pueden compartir su PHI para tener acceso a su cuidado y los resultados de su caso.
  • Cuando se requiere por ley - Podemos revelar su PHI cuando por ley se requiere que divulgamos información sobre sospechas de abuso, negligencia, o violencia doméstica; por un crimen cometido en nuestras localidades, o en respuesta a una orden judicial. Nosotros también debemos divulgar su PHI a las autoridades que vigilan el cumplimiento de estos requisitos de privacidad.
  • Para actividades de salud pública - Podemos revelar PHI cuando se requiere recolectar información sobre enfermedades o lesiones, o para reportar estadísticas vitales o los resultados de vigilancia de la salud pública, investigaciones o intervenciones.
  • Para actividades de supervisión de salud - Podemos revelar PHI a una agencia de supervisión de salud para actividades autorizadas por la ley. Estas actividades de supervisión puede que incluyan auditorias, inspecciones, y obtención de licencias. Estas actividades son necesarias para que el gobierno monitoree el sistema de salud mental, programas del gobierno y el cumplimiento de las leyes de los derechos civiles.
  • Referente a los difuntos - Podemos revelar información relacionada con el PHI en cuanto a la muerte a médicos forenses, directores de funerarias, y organizaciones de adquisición de órganos con respecto a donaciones anatómicas. A no ser que un individuo indique lo contrario antes de su muerte, también podemos divulgar su PHI en cuanto a la muerte del individuo a los miembros de su familia, amigos u otros que estuvieron involucrados en el cuidado o pago por el cuidado antes de la muerte del individuo.
  • Con propósito de investigación - Podemos utilizar o revelar su información médica para proyectos de investigación, como el estudio de la eficacia de un tratamiento que usted recibió. Estos proyectos de investigación deben pasar por un proceso especial que protege la confidencialidad de su información médica. Obtendremos su autorización por escrito antes de que el investigador use o divulgue su información médica.
  • Para evitar amenaza a la salud o seguridad - Para evitar una amenaza grave a la salud o seguridad, podemos revelar PHI según sea necesario para hacer cumplir la ley a las autoridades u otras personas que pudieran prevenir o disminuir la amenaza de daño.
  • Para funciones específicas del gobierno - Podemos divulgar PHI de personal military veteranos en ciertas situaciones, a instalaciones correccionales en algunas situaciones, a programas gubernamentales de beneficios relacionados con elegibilidad e inscripción, y por razones de seguridad nacional como la protección del Presidente.


Se requiere su autorización por escrito en las siguientes instancias; la autorización puede ser revocada en cualquier momento para detener usos/divulgaciones en el futuro con la excepción de que ya hayamos emprendido una acción basada en su autorización.

  • Información de salud de abuso de substancias - Todo PHI con respecto a abuso de substancias debe permanecer estrictamente confidencial y ser divulgada solamente en conformidad con los requisitos de la ley federal (42 U.S.C. 290dd-3 y 42 U.S.C. 290ee-3) y regulación (42 C.F.R. part 2). Revelación de cualquier información médica relacionada con alcohol o abuso de substancias se puede hacer únicamente con su autorización por escrito. Una autorización general para divulgar otra información no es suficiente para este propósito.
  • Información de VIH (virus de inmunodeficiencia humana) - Todo PHI con respecto a VIH es mantenida estrictamente confidencial y es divulgada solamente en conformidad con los requisitos de la ley estatal. Revelación de cualquier información médica respecto a la condición de VIH se puede hacer únicamente con su autorización por escrito. Autorización general para divulgar otra información médica no es suficiente para este propósito.
  • Otros usos o divulgaciones que requieren autorización – no podemos utilizar o divulgar su PHI sin su autorización por escrito si el uso o la divulgación constituiría una venta de PHI. No podemos utilizar o divulgar su PHI para fines de mercadeo sin su autorización por escrito. La mayoría de instancias en las cuales se requerirían el uso y la divulgación de sus notas de psicoterapia requieren su autorización por escrito. Puede haber otros usos y divulgaciones de su PHI para el cual buscaremos su autorización por escrito.


En las siguientes situaciones, podemos revelar una cantidad limitada de su PHI (información protegida de la salud) si le informamos de antemano que lo vamos a hacer y usted no se opone y la divulgación por otra parte no se prohíba según la ley:

  • A familiares, amigos u otros involucrados en su cuidado - Podemos compartir con estas personas la información que se relacione directamente con la participación en, o el pago de, su cuidado. Podemos también compartir su PHI con esas personas y notificarles de su situación, su condición general, o su muerte


  • Derecho de solicitar restricciones - Usted tiene el derecho de solicitar que restrinjamos usos o revelaciones de su información de salud para llevar a cabo el tratamiento, pagos, operación de cuidados de salud, o comunicación con su familia, amigos u otros individuos. En la mayoría de las situaciones, no estamos obligados a estar de acuerdo con una restricción. Si la divulgación es requerida por la ley, no podemos estar de acuerdo con su solicitud de restringir. Si usted solicita que restrinjamos revelaciones especificadas de PHI a un plan de salud en cuanto a un artículo o servicio de salud que se haya pagado en su totalidad, debemos estar de acuerdo con la restricción.
  • Derecho de requerir comunicación confidencial - Usted tiene el derecho de pedir que nos comuniquemos con usted de una manera que considere más confidencial. Por ejemplo, usted puede pedirnos no llamar a su casa, sino comunicarnos con usted por correo. Esta solicitud debe ser por escrito. Nosotros debemos atender su solicitud si es razonable y claramente declara que la divulgación de todo o parte de la información lo podría poner en peligro.
  • Derecho de inspeccionar y copiar - Usted tiene el derecho de revisar su expediente (mientras que usted sea paciente en el hospital, y solamente en presencia del médico de turno o un designado) y obtener una copia de su expediente (la ley requiere que retengamos los expedientes originales). Esto podría incluir el cuidado de la salud Conjunto de Registros Designados, expedientes de pagos, y otros expedientes que se usen para tomar decisiones acerca de su cuidado. Usted puede aceptar un resumen o explicación de tal información. Para pedir su información médica, escriba al departamento de historia médica del hospital. Podemos cobrar honorarios razonables, basados en el costo de los gastos de copia, incluyendo el trabajo, los gastos de envío, y el costo de preparación de un resumen o explicación si es aplicable. Si usted solicita una copia o un resumen o explicación de su información, nosotros le comunicaremos de antemano el costo de esta copia. Podemos negarle su solicitud de inspeccionar y copiar en ciertas circunstancias, como se define por la póliza del Hospital y según lo especificado por la ley.
  • Derecho de enmendar - Si usted examina su información médica y cree que alguna parte de la información es incorrecta, usted puede pedir que se modifique su expediente. Su solicitud debe ser por escrito. Su solicitud debe contener el motivo o motivos de su solicitud. Nosotros podemos negar su solicitud si determinamos que el expediente que usted solicita enmendar no fue creado por nosotros, no está disponible para ser inspeccionado según lo especificado por la ley, o es precisa y completa.
  • Derecho de obtener una explicación de revelaciones - Usted tiene el derecho de recibir una explicación de revelaciones sobre su información médica. Por lo general, esto no incluye revelaciones para llevar a cabo a tratamiento, pagos y operaciones de cuidado de salud, revelaciones hechas a usted, comunicación con familia y amistades, para los propósitos de seguridad nacional o de inteligencia; o a instituciones correccionales o funcionarios encargados de hacer cumplir la ley. Responderemos a su solicitud por escrito para ese tipo de lista dentro del período de tiempo especificado por la ley. Su primera solicitud de contabilidad en cualquier período de 12 meses se proporcionará gratis. Se impondrá una cuota razonable, basado en los costos para cada solicitud subsecuente.
  • Derecho de recibir este aviso – Usted tiene el derecho de recibir una copia impresa de este aviso.
  • Derecho de ser notificado sobre una violación de su PHI – En el caso de una violación de su PHI que sea creada, recibida, o mantenida por nosotros o por un socio o asociado de la empresa subcontratista, recibirá notificación por escrito en los casos previstos por la ley.


Si usted tiene preguntas sobre este aviso o alguna queja sobre nuestras prácticas de privacidad, por favor póngase en contacto con el oficial de privacidad del hospital llamando al 602-244-1331.

También usted puede presentar una queja con el Secretario del Departamento de Salud y Servicios Humanos de los Estados Unidos en :

U.S. Department of Health and Human Services
Office of Civil Rights
Regional Manager – Region IX
90 7th Street, Suite 4-100
San Francisco, California 94103
Teléfono: (415) 437-8310
Gratuito: 1-(800) 368-1019

Quejas en línea: Si usted hace este tipo de queja, acciones de represalia no están permitidas.

Fecha de vigencia: este aviso será vigente el 9 de septiembre de 2013

This page last updated January 16, 2015